Privacybeleid

Lean Salon biedt salonsoftware, waaronder online boeken, een AI WhatsApp assistent, betalingen, voorraadbeheer en bedrijfsinzichten, aan zelfstandige salons en hun klanten.

Lean Salon is een eenmanszaak, gevestigd aan de Pijnsweg 29, 6419 CH Heerlen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42089738.

Voor de persoonsgegevens van klanten en medewerkers van een salon is de salon de verwerkingsverantwoordelijke, en verwerkt Lean Salon deze gegevens als verwerker in opdracht van de salon. Dat is vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst. Voor onze eigen website, onze eigen klantrelatie met salons en de accounts van saloneigenaren en medewerkers is Lean Salon de verwerkingsverantwoordelijke.

Afhankelijk van hoe je Lean Salon gebruikt, verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens:

• •Accounts van saloneigenaren en medewerkers: naam, e-mailadres en inloggegevens (beheerd via onze identiteitsprovider).
• •Klantgegevens die een salon zelf invoert: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum (als de salon die vastlegt), afsprakengeschiedenis en notities.
• •Boekings en WhatsApp berichten: inhoud van berichten met onze AI assistent, gebruikt om afspraken te plannen, te wijzigen of te annuleren.
• •Betaalgegevens: verwerkt door onze betaalprovider, Mollie. Lean Salon slaat zelf geen volledige kaart of bankgegevens op.
• •Geüploade documenten: per e-mail doorgestuurde inkoopfacturen, die leveranciers en productinformatie kunnen bevatten.
• •Cijfers uit marketingaccounts die een salon zelf koppelt (Google Analytics, Google Search Console, Google Bedrijfsprofiel en Instagram): bijvoorbeeld websitebezoek, zoekopdrachten, klikken, profielweergaven en bereik. Dit zijn geaggregeerde cijfers, geen gegevens over individuele bezoekers.
• •Supportchat in het dashboard: de vragen die saloneigenaren en medewerkers aan onze supportassistent stellen, en de antwoorden.
• •Verkoopchat op onze website: je vraag en recente gesprekscontext, gebruikt om vragen over Lean Salon te beantwoorden. Je hebt geen account of telefoonnummer nodig.
• •Technische gegevens: IP-adres, browsertype en gebruiksgegevens, verzameld via analysetools op onze marketingwebsite, alleen na toestemming.

We verwerken persoonsgegevens om de dienst van Lean Salon te leveren: om afspraken te plannen en te beheren, betalingen te verwerken, herinneringen en bevestigingen te sturen, WhatsApp berichten te beantwoorden, salons inzicht te geven in hoe klanten hen online vinden en bedrijfsinzichten voor saloneigenaren te maken.

Daarnaast verwerken we gegevens om de dienst te beveiligen, supportvragen te beantwoorden, facturen voor onze abonnementen te sturen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

We delen geen contactgegevens van klanten, zoals namen, e-mailadressen of telefoonnummers, met AI-providers.

WhatsApp assistent: voordat een bericht het AI-model bereikt, worden namen van klanten, e-mailadressen, telefoonnummers en bankrekeningnummers automatisch vervangen door plaatshouders. Het model ontvangt het gesprek met deze plaatshouders, de behandelingen en openingstijden van de salon, en de gegevens van de laatste afspraak van de klant (behandeling, dag en medewerker). Lean Salon vult de echte gegevens pas weer in nadat het model heeft geantwoord. Andere informatie die een klant in de chat typt, bijvoorbeeld een geboortedatum of een opmerking over de gezondheid, wordt doorgegeven zoals die is getypt. We vragen klanten daarom geen gevoelige informatie in de chat te delen.

Supportchat in het dashboard en verkoopchat op onze website: je berichten en recente gesprekscontext gaan zoals je ze typt naar de AI-provider die voor die functie is ingesteld. Deze assistenten hebben geen toegang tot de gegevens van salons of hun klanten. Deel geen gevoelige informatie.

Andere AI-functies, zoals strategisch advies, het CEO rapport, de dagelijkse briefing, het lezen van inkoopfacturen en productsuggesties, werken uitsluitend met geaggregeerde bedrijfscijfers of leveranciers en productinformatie, nooit met gegevens van individuele klanten.

We kunnen voor deze functies verschillende AI-providers gebruiken en kunnen van provider wisselen, bijvoorbeeld vanwege prijs, beschikbaarheid of kwaliteit. Artikel 6 noemt de providers waarmee we op dit moment werken of waarop we een beroep kunnen doen. Verwerkingslocatie en bewaartermijn bij de provider hangen af van de provider en onze accountinstellingen; we beloven niet dat alle AI-verwerking binnen de EU plaatsvindt.

Een salon kan zijn Google Analytics, Google Search Console, Google Bedrijfsprofiel of Instagram account aan Lean Salon koppelen. Lean Salon leest dan cijfers uit dat account, zoals bezoek, zoekopdrachten, klikken, profielweergaven en bereik, en toont die in de gezondheidsscore, het CEO rapport en het marketingoverzicht van de salon. We lezen alleen gegevens. We plaatsen, wijzigen of verwijderen niets in deze accounts.

We gebruiken gegevens uit deze accounts uitsluitend om deze inzichten te geven aan de salon die het account heeft gekoppeld. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties, trainen er geen AI-modellen mee en delen ze niet met derden, behalve als dat nodig is om de dienst te leveren, voor de beveiliging of omdat de wet dat vereist. Onze medewerkers bekijken deze gegevens niet, tenzij de salon ons daarom vraagt (bijvoorbeeld voor support), het nodig is voor de beveiliging of de wet het vereist.

Het gebruik door Lean Salon van informatie uit Google API's, en het doorgeven daarvan aan andere apps, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use vereisten: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Een salon kan een koppeling op elk moment in het dashboard ontkoppelen. De toegangssleutels worden dan direct verwijderd. Cijfers die al zijn opgehaald, blijven deel uitmaken van de rapporten van de salon zolang de salon Lean Salon gebruikt, en worden verwijderd volgens artikel 8.

We werken met een beperkt aantal subverwerkers, elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst, om de dienst te leveren. Elke subverwerker ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn voor zijn taak:

• •Microsoft Azure: hosting, infrastructuur en inloggen (Microsoft Entra), in de regio Noord-Europa. Bewaart alle gegevens in Lean Salon.
• •Mollie: betalingsverwerking. Ontvangt de gegevens die nodig zijn voor een betaling, zoals bedrag, omschrijving en betaalmethode.
• •Mailgun: verzenden en ontvangen van e-mail. Ontvangt e-mailadressen, namen en de inhoud van e-mails die we namens een salon versturen of ontvangen, zoals bevestigingen, herinneringen en doorgestuurde inkoopfacturen.
• •Meta (WhatsApp Business Platform): WhatsApp berichten. Ontvangt het telefoonnummer van de klant, de WhatsApp profielnaam en de inhoud van WhatsApp berichten, inclusief herinneringen en bevestigingen (bijvoorbeeld voornaam, behandeling en tijdstip) en, waar nodig, het e-mailadres dat de klant gebruikt voor een boeking of cadeaubon. Meta ontvangt van Lean Salon geen geboortedata.
• •Google (Gemini), OpenAI, Anthropic (Claude) en Mistral AI: AI-verwerking zoals beschreven in artikel 4.

We streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te hosten en te verwerken. Onze hostinginfrastructuur (Microsoft Azure) draait in de regio Noord-Europa.

Een aantal van onze subverwerkers (waaronder OpenAI en Anthropic, beide gevestigd in de Verenigde Staten) bevindt zich buiten de EER. Hiervoor hanteren we modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses): door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontracten die de ontvangende partij wettelijk verplichten persoonsgegevens te beschermen op een niveau dat gelijkwaardig is aan de AVG, ook al valt het land zelf niet onder een "adequaatheidsbesluit" van de EU. Meer informatie vind je op de website van de Europese Commissie: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat vereist:

• •Klantgegevens van een salon (naam, contactgegevens, afsprakengeschiedenis, notities): voor de duur van het abonnement van de salon bij Lean Salon. Tijdens het abonnement bepaalt de salon hoe lang inactieve klanten bewaard blijven: de salon kan Lean Salon de persoonsgegevens van een klant automatisch laten anonimiseren na 12, 24, 36, 60 of 84 maanden zonder afspraak (uitgeschakeld, tenzij de salon dit aanzet). Afspraken en facturen blijven bewaard zonder de persoonsgegevens van een geanonimiseerde klant. Na afloop van het abonnement verwijderen of retourneren we de gegevens naar keuze van de salon, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Eerdere verwijdering kan worden aangevraagd, zie artikel 9.
• •Facturen en betaalgegevens: zolang de boekhoud en belastingwetgeving voorschrijft die op de salon of op Lean Salon van toepassing is (in Nederland bijvoorbeeld 7 jaar).
• •WhatsApp en boekingsberichten: voor de duur van het gebruik van Lean Salon door de salon. We verwijderen of anonimiseren deze inhoud niet automatisch, omdat de salon er bijvoorbeeld bij een geschil over wat er is afgesproken op moet kunnen terugvallen. Je kunt op elk moment verwijdering aanvragen, zie artikel 9.
• •Cijfers uit gekoppelde marketingaccounts: voor de duur van het gebruik van Lean Salon door de salon, samen met de overige gegevens van de salon.
• •Accountgegevens van saloneigenaren en medewerkers: voor de duur van het gebruik van Lean Salon. Ongeveer 3 maanden nadat het abonnement van de salon is beëindigd, of nadat een gebruiker zijn account heeft gesloten, worden de persoonsgegevens van het account geanonimiseerd.
• •Auditlog (overzicht van wie wat heeft gewijzigd): 2 jaar, en 7 jaar voor wijzigingen in financiële gegevens.
• •Supportchat in het dashboard: voor de duur van het gebruik van Lean Salon, zodat we vragen kunnen opvolgen. Je kunt op elk moment verwijdering aanvragen.
• •Geüploade inkoopfacturen: dezelfde wettelijke bewaartermijn als voor facturen hierboven.
• •Verkoopchat op onze website: we bewaren gesprekken niet in de database van Lean Salon. Recente context en berichten staan tijdelijk in je browsertabblad. De context verloopt na 30 minuten; het sluiten van het tabblad of het starten van een nieuw gesprek verwijdert het lokale gesprek. De AI-provider kan een eigen bewaartermijn hanteren.

Op grond van de AVG heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te exporteren, en om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Neem hiervoor contact op via het e-mailadres hieronder. Ben je klant van een salon, dan kun je ook rechtstreeks contact opnemen met de salon; wij helpen de salon je verzoek af te handelen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming in je land (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens).

Op leansalon.com gebruiken we alleen cookies voor analyse (Google Analytics en Microsoft Clarity); we gebruiken geen advertentiepixels. Deze cookies worden pas actief nadat je via onze cookiebanner uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, en je kunt die toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen op deze website. In onze cookieverklaring staat welke cookies we gebruiken.

Salons die de websitefunctie van Lean Salon gebruiken, kunnen op hun eigen salonwebsite trackers van derden inschakelen, waaronder Meta, Microsoft, Google, LinkedIn, Snapchat en Pinterest. Ook daar geldt: niet noodzakelijke cookies worden pas actief nadat een bezoeker via de cookiebanner van die salon uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Voor vragen over cookies op de website van een specifieke salon kun je het beste rechtstreeks contact opnemen met die salon.

We gebruiken gangbare technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:

• •Hosting bij Microsoft Azure (regio Noord-Europa), met versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS) en in rust.
• •Wachtwoorden, API-sleutels en andere geheimen worden nooit in de broncode opgeslagen, maar beheerd via Azure Key Vault. Toegangssleutels van gekoppelde accounts worden versleuteld opgeslagen.
• •Toegang tot Azure resources verloopt via Managed Identity, zonder langlevende inloggegevens die kunnen uitlekken.
• •Strikte scheiding van gegevens tussen salons op databaseniveau (Row-Level Security), zodat de gegevens van de ene salon nooit toegankelijk zijn voor een andere salon, ook niet bij een fout in de applicatie.
• •Rolgebaseerde toegang binnen het dashboard van een salon (bijvoorbeeld eigenaar of medewerker), en vastlegging van wijzigingen in klantgegevens.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer we dat doen, werken we zowel de datum als het versienummer bovenaan deze pagina bij, zodat altijd te zien is of en wanneer er iets is gewijzigd. Eerdere versies zijn op aanvraag beschikbaar.

Vragen over dit beleid? Mail ons via legal@leansalon.com.